Электронный документооборот в россии это

Электронный документооборот в россии это

Российский рынок электронного документооборота (ЭДО)активно развивается последние 20 лет. За это время пройден огромный путь от простых решений для делопроизводства до масштабных систем организации документооборота на предприятии. Расширяется охват процессов и пользователей, появляются новые задачи. На базе систем электронного документооборота создаются единые информационные системы целых компаний и даже регионов.

В сегменте крупного бизнеса уже все без исключения имеют опыт внедрения и работы в системах управления документооборотом и бизнес-процессами, хотя потенциал еще далеко не исчерпан. Аналогичная ситуация характерна и для государственного сектора.

Среди первых на полностью электронный документооборот (ЭДО) перешло Правительство Москвы – еще в 2011 году государственная структура отказалась от бумажных документов. Ежедневно пользователи системы создают до 50 000 документов. В результате электронный документооборот экономит Правительству Москвы не менее 200 000 листов бумаги каждый день, что равнозначно 40 млн. рублей в год2.

Электронный документооборот: специфика по отраслям

Каждая отрасль обладает собственной спецификой, поэтому и проекты имеют свои особенности. Многие вендоры, в том числе DIRECTUM, готовят комплексные предложения по организации ЭДО на предприятии, основываясь на собственном опыте.

Компании нефтегазовой отрасли отличаются масштабами, они уделяют особое внимание нескольким направлениям:

  • Документационное обеспечение управления
  • Управление проектно-сметной документацией
  • Поддержка линейного менеджмента
  • Организация взаимодействия удаленных подразделений

Предприятия промышленного комплекса серьезно подходят к теме информационной безопасности. Необходимо обеспечить:

  • Безопасное хранение проектной и конструкторской документации
  • Управлять портфелями инвестиционных проектов
  • Своевременного обрабатывать входящие документы и соблюдать сроки исполнения договорных обязательств

Органы государственной власти проявляют повышенный интерес трем аспектам:

  • межведомственное взаимодействие и работа с обращениями
  • государственные услуги в электронном виде
  • решение ведомственных задач

Для финансовых организаций актуальны задачи:

  • взаимодействие фронт- и бэкофисов
  • организация архива клиентских досье
  • обеспечение единого центра обслуживания
  • быстрая обработка входящих запросов и документов

В вопросах продаж первостепенное внимание уделяется направлениям:

  • управление взаимодействием с клиентами
  • выстраивание системы менеджмента качества
  • межкорпоративное взаимодействие

В сфере строительства важно соблюдать сроки и требования, как со стороны государства, так и со стороны инвесторов:

  • управление проектной деятельностью
  • организация единого архива электронных документов;
  • контроль исполнения договорных обязательств

Энергосбытовые и теплоснабжающие компании автоматизируют:

  • Внешний документооборот с физическим и юридическими лицами
  • Управление первичными учетными документами
  • Организация финансового архива

Предприятия агропромышленного комплекса часто имеют распределенную структуру, им важны процессы:

  • Взаимодействие между филиалами
  • Организация корпоративных мероприятий и совещаний
  • Документационный обмен с контрагентам

Требования к системам электронного документооборота

Под влиянием тренда цифровой трансформации современные СЭД/ECM претерпевают значительные изменения. Так, среди ключевых требований заказчиков стоит выделить:

  • проработанная функциональность для охвата множества процессов с учетом специфики отрасли и законодательства РФ;
  • мощная современная платформа для подключения к электронному документообороту всех подразделений с большим количеством сотрудников;
  • интеллектуальные механизмы для исключения рутины в работе пользователей и повышения качества результатов;
  • юридическая значимость документов, в том числе при межкорпоративном обмене и при организации долговременного хранения электронных документов.
  • удобство работы с решением как с точки зрения пользователей, так и с точки зрения сопровождения;
  • различные варианты взаимодействия с СЭД/ECM (омниканальность): десктоп-, веб- и мобильный доступ, чат-боты и другие сервисы для неавтоматизированных сотрудников.

Несколько иные требования к СЭД предъявляет средний и малый бизнес. Проекты автоматизации – давно уже не привилегия «больших», оптимальная организация деятельности нужна всем. Что важно небольшим компаниям:

  • наличие универсальных и удобных решений из «коробки»;
  • минимальные затраты на развертывание и обслуживание;
  • мобильные приложения для оперативного подключения к рабочим вопросам в режиме 24/7
  • готовые коннекторы к учетным системам и сервисам обмена, т.к. зачастую контрагенты из числа крупных предприятий настаивают на подключении к межкорпоративному электронному документообороту;
  • возможность адаптации под бизнес-задачи – с ростом компании важно, чтобы ИТ-инфраструктура могла меняться без серьезных усилий и вложений.

Отвечая на запросы рынка, DIRECTUM постоянно развивает и расширяет линейку своих продуктов, где представлены: мощная ECM-платформа для предприятий со сложной и разветвленной структурой, интеллектуальные механизмы для обработки документов, сервис ЭДО, а также электронный документооборот DirectumRX – система с продуманной эргономикой и широкими возможностями как для крупных, так и для малых компаний.

1 на основе статистики Минкомсвязи в 2018 году

Вопрос от читателя Клерк.Ру Виктора (г. Краснодар)

В Европе и в некоторых странах СНГ все сканированные документы с подлинной подписью и печатью организации, отправленные по электронной почте, имеют юридическую силу для любого ведомства (налоговая, полиция, юстиция и т.д.). Таким образом, достаточно иметь сканер – и нет необходимости обзаводиться электронной подписью, что недешево, особенно для начинающих предпринимателей.

Россия недавно присоединилась к Европейской и мировой конвенции о юридической силе документов, в том числе контрактов, подписанных и оформленных через электронную почту. Почему в таком случае в России нельзя сканировать подлинники документов с подписью, печатью и отправлять их по электронной почте? Почему такой отчет не примут в налоговой? В чем заключается нарушение?

В Евросоюзе все налоговые и юридические вопросы регулируются в основном директивой Евросоюза по НДС (EU VAT Directive). Директива Совета № 2010/45/EU утвердила так называемый принцип равного обращения. Суть этой директивы в том, что invoice (аналог счета-фактуры) должен обрабатываться одинаково, вне зависимости от метода доставки (в электронном виде или на бумаге). Также согласно данной директиве invoice должен отражать действительные поставки, и его подлинность, целостность и юридическая значимость должны быть каким-либо образом обеспечены. Например, системы бизнес-управления должны устанавливать связь между invoice и поставками и предоставлять возможности для аудита, тем самым обеспечивая соответствие любого invoice (бумажного или электронного) этим требованиям. Подлинность и целостность электронного invoice также могут быть обеспечены с помощью некоторых существующих технологий, таких как EDI и продвинутые цифровые подписи. При этом ввиду существования различных технологий налогоплательщики не должны быть вынуждены использовать какую-либо одну технологию электронного обмена invoice.

Системы бизнес-управления могут быть специальными процессами в ERP-системах, которые используются для сопровождения деловых транзакций и обеспечивают целостность и подлинность документа. В таком случае подписи (электронные или собственноручные) не являются обязательными, так же как и нет никаких ограничений по способу доставки документов (они могут быть приложениями к e-mail или могут быть направлены через спецсистемы e-invoicing). Таким образом, можно совершенно законно послать неподписанный invoice как вложение к e-mail, и налоговая примет его. Однако это накладывает на торговых партнеров ответственность иметь необходимые системы бизнес-управления, которые обеспечивают подлинность и целостность документа и с помощью которых можно убедиться, что данный invoice отражает реальные поставки.

Что касается ситуации в России. В указанной Вами Конвенции речь идет о документообороте между участниками, находящимися в разных государствах, текущее законодательство России этой Конвенции не противоречит. В данном случае мы не говорим про электронные счета-фактуры — это исключительно российские документы, и обмен ими через границу не происходит. Если говорить про договоры и первичные документы, то в законодательстве РФ нет никаких требований к порядку их передачи в электронном виде, в том числе и при обмене между российскими налогоплательщиками. Можно составить документ в любом формате и передать его любым способом. При этом контрагенты имеют право самостоятельно договариваться о том, каким типом подписи подписывать электронные документы для признания их равнозначными бумажным аналогам (опять-таки мы не говорим про электронные счета-фактуры). Так как согласно ст. 5 Закона № 63-ФЗ одним из видов подписей является простая электронная подпись, которая «посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом» и по сути является аналогом логина/пароля, то при существующем соглашении сторон обмениваться электронными документами можно и по электронной почте.

Однако при использовании этой схемы следует учитывать возможные риски. Во-первых, факт передачи сканированного подлинника по электронной почте не оставляет на документе никаких следов, и в нашей стране не всегда можно представить такую копию в качестве доказательства в суд или налоговый орган. Во-вторых, по мнению Минфина (например, письмо Минфина РФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521), первичные документы должны быть подписаны только квалифицированной электронной подписью. Письма не являются нормативными документами и носят исключительно разъяснительный характер, но тем не менее отражают мнение регулятора.

Почему в России сложилась такая ситуация? Дело в том, что развитие электронного документооборота может идти по двум путям. Первый — европейский — предполагает разнообразие форматов, регламентов и зачастую определяется различиями в законодательствах стран Евросоюза. Второй — по которому пошла Россия — заключается в унифицировании. Так, для электронных счетов-фактур строго определены xml-форматы и регламент передачи. Для остальных документов существующие форматы пока что носят необязательный характер, и их рекомендуется передавать через оператора ЭДО и подписывать усиленной квалифицированной подписью (КЭП), для создания которой используются средства криптозащиты, сертифицированные ФСБ. Однако это не означает, что европейский путь развития проще или обходится бизнесу дешевле. Так, бизнес-партнеры вынуждены самостоятельно договариваться о способе обмена invoice. Это приводит к тому, что контрагент, выставляющий invoice, не может быть уверен в способности получающей стороны принять его в любой посланной форме. Также покупка КЭП и подключение к оператору ЭДО, скорее всего, обойдутся компании дешевле, чем установка сложной ERP-системы, способной при необходимости подтвердить целостность и подлинность документа.

Получить персональную консультацию Тамары Мокеевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

  1. Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
  2. Купить сертификат электронной подписи.
  3. Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ .

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р . Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа Оператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р , а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Ссылка на основную публикацию
Шампанское шато тамань брют отзывы
Производитель: ООО «Кубань-Вино» Сбор винограда: 2016 Происхождение: Краснодарский край, Россия Сорт винограда: Шардоне, Рислинг и иные белые На отзыве у...
Что означает ошибка 110
Ошибка 110 в Android происходит главным образом при обновлении или установке приложений из Google Play. Случается это из-за несовместимости ОС:...
Что означает ошибка 963
Ошибки в Google Play дело достаточно частое, это не удивительно, ведь Плей маркет – это один из крупнейших магазинов приложений....
Шапка для твиттера 1500х500
Please complete the security check to access www.canva.com Why do I have to complete a CAPTCHA? Completing the CAPTCHA proves...