Что такое сэд в делопроизводстве

Что такое сэд в делопроизводстве

Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Услуги консалтинговой компании могут помочь:

  • повысить производительность бизнес-процессов;
  • оптимизировать расходы;
  • повысить прибыль.

Подробнее об услугах.

Критерии удачного выбора консалтинговой компании: репутация, опыт, надежность.

Внедрение электронного документооборота — непростая и ответственная задача.

Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

  • однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
  • параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
  • непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
  • результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
  • эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

  • производственный ЭДО;
  • управленческий ЭДО;
  • архивное дело;
  • кадровый ЭДО;
  • бухгалтерский ЭДО;
  • складской ЭДО;
  • технологический ЭДО;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

  • создание электронной версии документа;
  • создание атрибутной карточки документа;
  • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
  • поиск карточек документов;
  • формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
  • сохранение документов в различных форматах;
  • создание маршрутов документа и управление его движением;
  • ведение журналов, классификаторов и справочников;
  • регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
  • рассылка напоминаний и уведомлений;
  • согласование документов;
  • формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

  • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
  • снижение рисков потери документов;
  • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
  • повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

  1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
  2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
  3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
  4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
  5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

  1. Хранение и поиск документов.
  2. Поддержка делопроизводства.
  3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
  4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
  5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

  1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
  2. Соответствие стандарту отрасли организации.
  3. Соответствие целям и задачам компании.
  4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
  5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
  6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
  7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
  8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
  9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.
Читайте также:  Сканировать диск на наличие ошибок

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

  • провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
  • оценить стоимость владения той или иной программой;
  • изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
  • ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
  • изучить демонстрационные видеоматериалы;
  • установить демо-версию программы;
  • изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

  • Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
  • Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
  • Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
  • Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

  1. Разработка технического задания.
  2. Выбор IT-решения.
  3. Описание бизнес-процессов.
  4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
  5. Внедрение электронного документооборота.
  6. Тестирование программы.
  7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
  8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

  • консервативность сотрудников;
  • недостаточная компьютерная грамотность работников;
  • отсутствие регламентов на основные процессы;
  • слабое техническое оснащение;
  • отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Электронный документооборот в рамках внедрения комплексной системы автоматизации бизнеса

Как правильно организовать и запустить в работу систему электронного документооборота, нам рассказал Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп — крупнейшего консалтингового холдинга, занимающегося разработкой и инсталляцией собственной уникальной программы автоматизации бизнеса «Первая Форма»:

«Некоторые компании, особенно небольшие, считают, что автоматизация бизнес-процессов в фирме в целях экономии средств вполне может проводиться по частям — сначала бухгалтерия, потом делопроизводство, потом все остальное. На самом деле такая мнимая экономия может впоследствии обернуться большими неудобствами и необходимостью дополнительных расходов. Представьте себе, что компания развивается, перед ней встает задача объединения всех разрозненных программ в общую систему, но нередко оказывается, что это невозможно или почти невозможно. Разные программы автоматизации не способны работать в едином режиме и приходится начинать процесс автоматизации с самого начала.

Гораздо выгоднее, проще и удобнее сразу установить комплексную систему, охватывающую все бизнес-процессы в фирме и имеющую возможность расширения в случае появления новых бизнес-процессов. КСК групп предлагает своим клиентам уникальную разработку — комплексную систему «Первая Форма». Среди ее преимуществ — быстрота внедрения, приспособляемость системы под различные бизнес-задачи, простота, мобильность и экономичность. Следует отметить, что «Первая Форма» имеет закрепленную стоимость и не потребует от заказчика дополнительных затрат в процессе эксплуатации. Мы также гарантируем высококачественную техническую поддержку и обучение персонала».

В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.

«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.

Регистрация документов

Чтобы занести документ в DIRECTUM, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.

Читайте также:  Как установить профиль разработчика на ios

Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода DIRECTUM Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).

Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Рассмотрение и исполнение входящих документов

После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.

Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.

В процессе исполнения поручений обеспечивается:

  • фиксация переписки по исполнению;
  • возможность делегирования и отправки на доработку;
  • контроль сроков, запросы нового срока.

Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.

Отправка писем корреспондентам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.

Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами

Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках СЭД

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Читайте также:  Как уговорить девушку пососать

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
  • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
  • ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
  • Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
  • Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Несколько простых примеров: работает ли предприятие по ГОСТам или нет? Насколько четко работа с документами соответствует ГОСТам? Готово ли высшее руководство работать в системе или за топ-менеджмент будут работать помощники и секретари? Используется ли на предприятии какая-нибудь из западных практик управления? Какие инструменты автоматизации сотрудники используют в работе? И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, — предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами — удовлетворяющее любой специфике).

Технические возможности современных систем электронного документооборота

В обзоре рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Мы сознательно не включили в него решения российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum), так как в этом случае нельзя говорить о какой-либо определенной функциональности и тиражируемости. Для подготовки обзора использовалась информация из открытых источников: информационные материалы и демонстрационные версии программных продуктов. Представленный взгляд на СЭД — попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут вам проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:

  • регистрация и ввод документов;
  • работа с документами;
  • управление потоками работ (Workflow) и контроль;
  • поиск и анализ информации;
  • информационная безопасность;
  • поддержка бумажного документооборота;
  • стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

В обзоре приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:

  • «+» — возможность реализована;
  • «+/−» — возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
  • «−» — возможность не реализована.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Таблица 2. Регистрация и ввод документов

Таблица 3. Работа с документами

Таблица 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Ссылка на основную публикацию
Что такое медиана числового ряда
Среднее арифметическое ряда чисел – это сумма данных чисел, поделенная на количество слагаемых. Среднее арифметическое называют средним значением числового ряда....
Что делать если игры не скачиваются
Play Market — официальный магазин приложений для Андроида и главный источник загрузки новых игр и программ на смартфоны и планшеты...
Что делать если заглючил планшет
Если завис планшет леново, самсунг, асус, престижио, дигма и так далее, да еще и в самое неподходящее время радости конечно...
Что такое номер ssid
Компьютеры и телефоны уже давно прочно вошли в нашу жизнь. Помимо смартфонов и ноутбуков, существуют еще десятки устройств, которые имеют...
Adblock detector